Thuyền trưởng của tàu biển chở dầu và mỡ chưa đóng gói trong các bồn chứa phải lưu giữ hồ sơ chính xác liên quan đến ba chuyến hàng trước đó được chở trong các bồn chứa đó và hiệu quả của quá trình làm sạch được thực hiện giữa các chuyến hàng đó. Trong trường hợp hàng hóa được chuyển từ tàu này sang tàu khác, thuyền trưởng của tàu biển tiếp nhận cũng phải lưu giữ hồ sơ chính xác về việc vận chuyển dầu hoặc mỡ rời trên tàu trước đó tuân thủ các điều kiện nêu tại Điều 2 (Điều kiện cấp miễn trừ) và về hiệu quả của quy trình làm sạch được sử dụng giữa các chuyến hàng như vậy trên tàu trước đó. Thuyền trưởng của tàu biển phải xuất trình các giấy tờ nêu trên khi được cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.