Người tham gia Chương trình quốc gia bảo vệ và tái tạo nguồn gen cây rừng có nghĩa vụ thông báo cho người có thẩm quyền (Viện Lâm nghiệp Quốc gia) về bất kỳ thay đổi nào về dữ liệu liên quan đến nguồn gen của các loài cây rừng.

Người tham gia Chương trình quốc gia bảo vệ và tái tạo nguồn gen cây rừng có nghĩa vụ thông báo cho người có thẩm quyền (Viện Lâm nghiệp Quốc gia) về mọi mối đe dọa đối với nguồn gen của các loài cây rừng.

Mỗi đơn vị tham gia Chương trình quốc gia bảo vệ và tái tạo nguồn gen cây rừng có nghĩa vụ liên tục lưu giữ hồ sơ về nguồn gen của các loài cây rừng có trong Chương trình quốc gia.

Nhà cung cấp (người giữ giấy phép) có nghĩa vụ thông báo cho Viện Lâm nghiệp Quốc gia về việc thu thập vật liệu hạt giống, thu thập các bộ phận của cây hoặc thu thập vật liệu trồng từ tái sinh tự nhiên, nếu liên quan đến vật liệu sinh sản đã được xác định, lựa chọn, đủ điều kiện hoặc đã thử nghiệm, về việc thu thập các bộ phận của cây, nếu liên quan đến vật liệu sinh sản đã được lựa chọn, đủ điều kiện hoặc đã thử nghiệm sau đó được nhân giống sinh dưỡng và về việc hợp nhất vật liệu sinh sản. Việc thu gom phải được thông báo trước ít nhất 15 ngày trước khi bắt đầu.

Sau khi hoàn tất việc thu thập vật liệu sinh sản, nhà cung cấp có nghĩa vụ nộp Đơn xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho Viện Lâm nghiệp Quốc gia (NLI) chậm nhất là 21 ngày sau khi hoàn tất việc thu thập vật liệu hạt giống, lấy các bộ phận của cây hoặc thu thập vật liệu trồng từ tái sinh tự nhiên.