Учасник Національної програми збереження та відтворення генофонду лісових деревних порід зобов'язаний повідомляти уповноважену особу (Національний інститут лісового господарства) про будь-які зміни в даних, що стосуються генетичних ресурсів лісових деревних порід.

Учасник Національної програми охорони та відтворення генофонду лісових деревних порід зобов'язаний повідомляти уповноважену особу (Національний інститут лісового господарства) про загрозу генетичному ресурсу лісових деревних порід.

Кожен учасник Національної програми збереження та відтворення генофонду лісових деревних порід зобов'язаний вести постійну документацію щодо генетичних ресурсів лісових деревних порід, включених до Національної програми.

Постачальник (власник ліцензії) зобов'язаний повідомити Національний інститут лісового господарства про збір насіннєвого матеріалу, збір частин рослин або збір садивного матеріалу з природного поновлення у випадку ідентифікованого, відібраного, кваліфікованого або випробуваного репродуктивного матеріалу, про збір частин рослин у випадку подальшого вегетативного розмноження відібраного, кваліфікованого або випробуваного репродуктивного матеріалу та про об'єднання репродуктивного матеріалу. Повідомлення про збір має бути надане щонайменше за 15 днів до того, як збір буде проводитися.

Після завершення збору репродуктивного матеріалу постачальник зобов'язаний подати заявку на отримання сертифіката походження до Національного інституту лісового господарства (НІЛ) не пізніше ніж через 21 день після закінчення збору насіннєвого матеріалу, видалення частин рослин або збору садивного матеріалу з природного поновлення.